Rabu, 02 Mei 2012

PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KANTOR

PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KANTOR






Peralatan kantor adalah salah satu kebutuhan yang sangat diperlukan oleh suatu perusahaan atau perkantoran. Tanpa adanya peralatan kantor, maka aktivitas di dalam perusahaan atau di dalam kantor tersebut akan menjadi terhambat. Bahkan, suatu kantor pun akan terlihat kosong melompong ketika di dalam ruangan kantor tersebut tidak ada satu pun peralatan kantor yang tersedia.

Pemilihan peralatan kantor yang hendak digunakan oleh suatu kantor atau perusahaan biasanya disesuaikan dengan kebutuhan para pekerja atau karyawan yang akan menggunakan peralatan kantor tersebut. Dengan pemilihan peralatan kantor yang tepat, maka peralatan kantor tersebut akan dapat membantu memperlancar pekerjaan yang ada di kantor atau di perusahaan tersebut.
Macam-Macam Peralatan Kantor

Ada berbagai macam peralatan kantor. Untuk dapat menyesuaikan kebutuhan peralatan kantor yang tepat, maka kita harus mengetahui terlebih dahulu berbagai macam peralatan kantor yang ada. Peralatan kantor dapat dibagi menjadi lima kelompok, yaitu:

1. Peralatan Kantor Berupa Mesin-Mesin Kantor

Peralatan kantor yang dibutuhkan oleh suatu kantor atau perusahaan yang berupa mesin-mesin kantor misalnya adalah mesin tik elektrik, mesin tik manual, komputer atau notebook, mesin fotokopi, mesin stensil atau mesin OHP.

Mesin tik baik elektrik atau manual serta komputer dan notebook sebagai peralatan kantor berfungsi untuk mempermudah pembuatan berbagai dokumen, materi presentasi, dan dokumen-dokumen lainnya dibutuhkan oleh kantor atau perusahaan tersebut. Biasanya, peralatan kantor ini akan dipergunakan oleh masing-masing karyawan satu per satu. Tetapi, ada juga karyawan yang menggunakan peralatan kantor ini secara bersama-sama.

Peralatan kantor yang berupa mesin-mesin kantor dan digunakan secara bersama-sama misalnya adalah mesin fotokopi yang berguna memperbanyak dokumen yang diperlukan, mesin stensil yang berfungsi sama seperti mesin fotokopi, yaitu berguna untuk memperbanyak dokumen. Sementara, mesin OHP termasuk sebagai peralatan komputer yang berguna untuk menampilkan dokumen ke suatu layar dan biasanya digunakan untuk mempresentasikan suatu materi di dalam rapat atau pertemuan di kantor tersebut.

2. Peralatan Kantor Berupa Perabotan Kantor

Peralatan kantor yang berupa perabotan kantor adalah berbagai macam barang atau peralatan kantor yang berguna untuk menunjang pekerjaan masing-masing orang yang berada di dalam kantor tersebut. Peralatan kantor yang termasuk dalam kelompok perabotan kantor ini adalah berbagai furnitur seperti meja, kursi, lemari penyimpanan, dan berbagai perabotan lainnya yang termasuk dalam kategori peralatan kantor.

Perabotan kantor ini biasanya berhubungan dengan kegiatan penyimpanan benda-benda kantor atau kegiatan tulis menulis yang dilakukan oleh para pekerja yang berada di dalam kantor atau perusahaan tersebut. Tanpa memiliki peralatan kantor berupa perabotan kantor ini, maka kantor tersebut akan terlihat hanya ruang kosong yang dipenuhi oleh manusia-manusia tanpa tahu hendak melakukan apa. Tanpa perabotan kantor, maka akan banyak pekerjaan yang tidak dapat dikerjakan dengan baik.

3. Peralatan Kantor Berupa Barang Habis Pakai

Peralatan kantor ada pula yang berupa barang habis pakai. Maksudnya, barang habis pakai di sini adalah peralatan kantor tersebut setelah digunakan, maka akan langsung habis atau tidak dapat digunakan lagi. Jika sampai habis, pihak pekerja harus membelinya kembali agar ketersediaan peralatan kantor ini terus ada.

Peralatan kantor yang berupa barang habis pakai ini antara lain adalah kertas dengan berbagai ukuran dan warna, amplop berukuran besar, kecil, dan sedang, pita mesin, paperclip, bolpoin, dan masing banyak lagi jenis dari peralatan kantor yang berupa barang habis pakai.

Penggunaan peralatan kantor ini sangat bergantung pada keadaan dan keperluan pada saat itu. Bisa jadi dalam keadaan mendadak, kertas yang biasanya digunakan dalam jumlah sedikit ternyata harus digunakan dalam jumlah banyak. Untuk itu ketersediaan peralatan kantor yang berupa barang habis pakai harus terus dipantau sehingga tidak sampai mengalami kehabisan persediaan.

Selain peralatan kantor yang berupa barang habis pakai, ada lagi peralatan kantor yang termasuk barang tidak habis pakai. Maksudnya, dari barang tidak habis pakai ini adalah barang tersebut dapat digunakan berkali-kali tanpa mengurangi fungsi dan bentuk fisik barang tersebut. Yang termasuk barang tidak habis pakai ini adalah stapler, pervorator atau pelubang kertas, gunting, penggaris, dan masih banyak lagi barang tidak habis pakai yang termasuk dalam peralatan kantor.

4. Peralatan Kantor yang Termasuk Golongan Interior

Peralatan kantor yang termasuk dalam golongan interior kantor adalah peralatan kantor yang memiliki fungsi untuk memberikan keindahan pada suatu ruangan kantor. Dengan kata lain, peralatan kantor yang berupa interior ini memiliki kegunaan untuk menghiasi ruangan di kantor tersebut agar ruangan kantor itu menjadi lebih serasi, indah, dan nyaman sebagai tempat untuk bekerja. Peralatan kantor yang termasuk dalam kelompok interior kantor ini dapat berupa korden atau tirai, vas bunga, hiasan dinding, taplak meja dan masih banyak lagi peralatan kantor yang berfungsi sebagai penghias ruangan.

Namun, penggunaan peralatan kantor berupa interior ini harus tetap disesuaikan dengan kebutuhan dan keadaan ruangan kantor tersebut. Penataan interior yang kurang tepat akan membuat ruangan kantor itu menjadi terasa sumpek dan tidak nyaman digunakan sebagai tempat untuk bekerja.

5. Peralatan Kantor yang Berfungsi Sebagai Pesawat Kantor

Peralatan kantor yang berfungsi sebagai pesawat kantor artinya adalah peralatan kantor tersebut berfungsi sebagai alat komunikasi yang menghubungkan orang-orang yang berada di dalam kantor tersebut maupun menghubungkan kantor tersebut dengan dunia luar. Peralatan kantor yang merupakan alat komunikasi kantor tersebut misalnya saja adalah intercom, jaringan internet, telepon, mesin fax, dan masih banyak lagi peralatan kantor yang berfungsi sebagai alat komunikasi yang menghubungkan kantor dengan pihak di luar kantor.

Setelah kita mengetahui berbagai jenis peralatan kantor, maka kita dapat memilih dan menentukan peralatan kantor apa saja yang kita dibutuhkan untuk menunjang kelancaran pekerjaan kita. Namun, peralatan kantor tersebut tetap harus dilakukan inventarisasi agar penggunaan dan pemanfaatannya sesuai dengan kebutuhan yang ada di dalam kantor.

Sebaiknya, buatlah satu bagian yang menangani masalah persediaan peralatan kantor ini. Misalnya, saja pengelolaan peralatan kantor diserahkan pada bagian purchasing atau HRD atau bagian gudang yang mengawasi keluar masuknya peralatan kantor di suatu kantor tersebut.

Para pekerja yang ada di kantor itu tidak bisa seenaknya meminta peralatan kantor dengan begitu saja. Mereka harus melalui proses permintaan peralatan kantor untuk mendapatkan peralatan kantor yang mereka butuhkan. Mengapa harus dilakukan hal ini? Agar peralatan kantor itu terdata dengan baik dan tidak mudah hilang, terutama peralatan kantor yang berharga mahal seperti mesin fax, mesin OHP, dan lain sebagainya. Selain itu, pembelian peralatan kantor akan memperbesar biaya operasional kantor, agar biaya operasional ini tidak melambung tinggi, maka penggunaan peralatan kantor harus diawasi dan terdata dengan baik.

Peralatan kantor yang berupa barang habis pakai merupakan peralatan kantor yang riskan sebagai biaya operasional. Untuk peralatan kantor yang berupa alat tulis kantor, terkadang merupakan benda-benda yang mudah hilang, baik hilang yang disengaja maupun hilang yang tak disengaja. Biasanya, untuk meminimalkan kehilangan peralatan kantor yang berupa barang habis pakai ini, maka bagian persediaan barang biasanya benar-benar melakukan pengecekan apakah peralatan kantor yang berupa alat tulis kantor itu benar-benar habis. Kelihatannya, harga peralatan kantor yang berupa barang habis pakai ini memang tidak seberapa. Namun, jika dibiarkan terus menerus, biaya yang awalnya hanya kecil akan dapat menjadi besar dan dapat menjadi masalah di dalam kantor tersebut.


sumber tulisan : http://www.anneahira.com/peralatan-kantor.htm
sumber gambar : http://soerya.surabaya.go.id/AuP/e-DU.KONTEN/edukasi.net/SMK/Sekretaris/Memilih.Peralatan.Kantor/materi01.html

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar